Mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – vom 28. November 2019, hat die Finanzverwaltung nun endlich Klarheit bezüglich der Anforderungen an Steuerpflichtige hinsichtlich der Dokumentation von steuerrelevanten Unterlagen und vor allem steuerrelevanter elektronischer Daten im Zeitalter der Digitalisierung geschaffen.
Neuerungen betreffen insbesondere das mobile Scannen, Umwandlung des Dateiformats, Cloud Systeme und Datenträgerüberlassung. Ein Beispiel ist die Zulässigkeit der Erfassung von Hotel- oder Spesenabrechnungen über ein Smartphone mit anschließender Weiterleitung an das DV-System und Vernichtung der Originalbelege. Das Nutzen des Smartphones als mobilen Scanner und das Vernichten der Originalbelege setzt zwingend voraus, dass die GoBD-Grundsätze in allen Bereichen eingehalten werden, was eine nachvollziehbare Dokumentation, eine Verfahrensdokumentation, notwendig macht.
Das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation zieht sich wie ein roter Faden durch das neue BMF-Schreiben. BANSBACH ECOMUN unterstützt Sie mit einem interdisziplinären Team aus Prozess-, IT-, und Steuerberatern bei der Identifikation der GoBD-relevanten Prozesse und der Erstellung der notwendigen GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation sollte als Chance verstanden werden, innerbetriebliche Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und Regelverstöße gegen steuerliche Vorschriften im Vorfeld zu vermeiden. Die GoBD stellen insofern mehr als eine reine Anleitung zur Erfassung von Datenverarbeitungsvorgängen und Erstellung von Anweisungen dar.
Mit einer Verfahrensdokumentation haben Sie bereits den ersten Schritt in Richtung Tax Compliance Management System (TCMS) getan. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zu einer vollständigen TCMS-Implementierung.